Algemene voorwaarden en spelregels

Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle afspraken en overeenkomsten met VOF Sien, handelend onder de naam NeighbourFood Market, hierna te noemen organisatie, NeighbourFood & Flea Market. Zowel deelnemers van de Food Market als de deelnemers van de Flea Market dienen zich aan alle spelregels te houden. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend bindend, indien schriftelijk bevestigd door de organisatie.

Het terrein: locatie waar de NeighbourFood & Flea Market plaatsvindt.

Deelnemer: persoon of onderneming die deelneemt aan de NeighbourFood & Flea Market.

1. Aanmelden

  • Via het aanmeldformulier op de website www.neighbourfood.nl/market kunnen potentiële deelnemers aangeven interesse te hebben in een plek op de NeighbourFood & Flea Market.
  • Je kunt als deelnemer een heel jaar vooruit inschrijven. Jouw reservering blijft tot 2 weken voor het event geldig, daarna gaan we vragen of je wilt betalen. Als er vanaf deze periode andere deelnemers komen die direct betalen, dan krijgen die voorrang.
  • Aanmelden kan uiterlijk tot de maandag voorafgaand aan de markt.
  • Betaling van de factuur kan uiterlijk tot de maandag voorafgaand aan de markt. Indien er deze dag geen betaling is ontvangen is deelname niet meer mogelijk.

We hanteren deze volgorde:

  • Aanmelding komt bij ons binnen en wordt door ons gecheckt op volledigheid van gegevens en productaanbod. We willen bijvoorbeeld het aanbod van dezelfde producten beperken.
  • Als de aanmelding volledig is en past binnen de betreffende editie van de markt sturen we je de bijbehorende factuur.
  • Pas na betaling van de factuur is deelname definitief.
  • Het opgeven van jullie voorkeur om binnen of buiten te staan wordt op volgorde van aanmelding en betaling gedaan.
  • Indien er een dubbeling in het aanbod van deelnemers is zal de volgorde van aanmelding en betaling leidend zijn.
  • Promotionele activiteiten van merken, zoals samplen, flyeren, klanten werven of commerciële merkbekendheid vergroten, kan enkel in overleg met de organisatie en hiervoor gelden andere prijzen.
  • Iedere deelnemer huurt een kraam of een standplaats. De afmeting van een kraam is 3.00 x 1.00 meter en heeft een zeilen dak en planken.
  • De prijzen voor een kraam of een standplaats van 3×1 meter zijn gelijk. Wanneer een verkoper een grotere standplaats nodig heeft, betaalt deze €25,- (excl. BTW) per vierkante meter extra.
  • Het is niet toegestaan om de kraamplaats te delen, ruilen, door te verkopen, te verhuren of te verpachten aan andere partijen zonder toestemming van de organisatie.
  • Indien de deelnemer zich voor meerdere edities inschrijft, bekijkt de organisatie per editie of deelname mogelijk is.
  • De organisatie behoudt zich het recht om een aanmelding te weigeren. De organisatie heeft het recht om deze weigering zonder opgaaf van reden mede te delen.
  • Op het aanmeldingsformulier kunnen specifieke voorkeuren worden aangegeven. De organisatie probeert hier rekening mee te houden, maar kan niet garanderen dat de betreffende voorkeur wordt ingewilligd, tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.
  • Indien er géén plek is voor de gewenste editie wordt de geïnteresseerde op de wachtlijst gezet en hiervan op de hoogte gesteld. Wanneer deelname wel mogelijk is neemt de organisatie contact op.
  • Als deelnemers een kraam willen delen, dan is dit alleen toegestaan na een schriftelijk akkoord van de organisatie. Het delen gebeurt op eigen verantwoordelijkheid, evenals het verdelen van de kosten.
  • Als een kraam wordt gedeeld, zonder schriftelijke toestemming van de organisatie, dan zal er voor iedere delende deelnemer het volledige bedrag van de volledige standhuur gerekend worden.

2. Annulering en afmelding

  • Annuleren dient schriftelijk (per e-mail), gedateerd en met opgave van reden te gebeuren.
  • Kosteloos afmelden kan tot 10 dagen vóór aanvang van de markt. Wanneer de deelnemer zich later afmeldt wordt het volledige bedrag alsnog in rekening gebracht. In het geval de factuur al betaald is vindt er géén restitutie plaats van het deelnamegeld.  

3. Betaling

  • Betaling dient bancair te geschieden. Contante betaling is niet mogelijk.
  • Indien betaling niet binnen de aangegeven betalingstermijn voldaan is loopt de deelnemer het risico de reservering kwijt te raken.
  • Alle (incasso)kosten voortkomend uit het niet tijdig betalen van facturen komen geheel voor rekening van de deelnemer.

4. Ter voorbereiding van de NeighbourFood & Flea Market

  • Voor aanvang van elke editie ontvangt de deelnemer een e-mail met belangrijke informatie. Deze dient goed gelezen te worden. De digitale flyer en de link naar het Facebookevenement worden ook meegestuurd.
  • De organisatie zet zich in om het evenement en haar deelnemers goed te promoten onder de pers, bloggers en bezoekers. Bovendien hangen er voor elk evenement posters door de stad. Om het maximale uit de promotie te halen vraagt de organisatie haar deelnemers om zelf ook het evenement te promoten op zijn/haar social media en andere netwerken.
  • Deelnemers kleden zelf hun kraam aan passend in de sfeer van de NeighbourFood & Flea Market (een ambachtelijke/natuurlijke stijl, gebruik van verse bloemen, kruiden e.a. producten).
  • Het gebruik van plastic raadt de organisatie ten zeerste af. De voorkeur van de organisatie gaat uit naar duurzame materialen voor zowel het servies als de aankleding (bijv. menuborden).

5. Tijdens het opbouwen

  • Opbouwen kan uitsluitend tussen 8.30u tot uiterlijk 10.30u. Tijdens speciale edities gelden andere opbouwtijden. Hierover wordt tijdig per mail gecommuniceerd.
  • De organisatie bepaalt de indeling van de plattegrond. Hierover is van tevoren géén correspondentie mogelijk.
  • Bij aankomst op locatie wordt de deelnemer door de organisatie naar haar/zijn kraam gewezen. Alle instructies van de organisatie dienen opgevolgd te worden.
  • De deelnemers dient zich te houden aan de toegewezen kraam.
  • De deelnemer kan met de auto lossen tijdens de gecommuniceerde opbouwtijden en heeft dan maximaal 10 minuten de tijd voor het lossen. De deelnemer dient eerst zijn spullen te lossen vervolgens de auto buiten het terrein te parkeren en daarna pas zijn kraam op te bouwen.
  • Met het oprijden en afrijden met gemotoriseerde voertuigen op het terrein dient de deelnemer deze instructies te allen tijde op te volgen:
    – U dient stapvoets te rijden (maximaal 5 km per uur of in de eerste versnelling)
    – U dient de waarschuwingslichten te voeren zodra u het terrein op rijdt.
    – Het is streng verboden over het gras te rijden.
  • Deelnemers dienen de doorgaande route vrij van auto’s te houden en ervoor te zorgen dat lossen zo snel mogelijk gebeurt.
  • Het is niet mogelijk een auto, aanhanger of ander voertuig achter de kraam te parkeren. De deelnemer dient zelf een parkeerplaats buiten het terrein te zoeken. Parkeren in de nabijgelegen buurt is gratis op zondag. Of betaald in de Parkeergarage ‘Westerpark’ tegenover de Westergasfabriek(hoek Slingelandtstraat en Haarlemmerweg).
  • De stand of kraam mag niet worden verplaatst zonder toestemming van de organisatie.
  • Het is niet toegestaan de kraam verder uit te breiden (met bijv. extra tafels, stoelen, parasols, bbq’s, afdakjes, etc.) zonder toestemming van de organisatie.
  • Er mag geen schade worden toegebracht aan de kramen en voorzieningen op het terrein. Gebruik van spijkers en dergelijke is niet toegestaan.
  • Wanneer er schade aangebracht is door de deelnemer, komen de kosten voor zijn of haar rekening.
  • De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele gemeentelijke belastingen(boetes voor fout parkeren, etc.).
  • Eventuele parkeerkosten zijn niet op de organisatie te verhalen.

6. Tijdens de NeighbourFood & Flea Market

  • Om 11.00u bij aanvang van de markt, dienen alle gemotoriseerde voertuigen van het terrein af te zijn. Wanneer dit niet zo is, komt de boete daarvan voor rekening van de deelnemer.
  • Tijdens de NeighbourFood & Flea Market is het terrein niet meer bereikbaar per auto.
  • Indien een deelnemer bij openingstijd van het evenement niet is verschenen, vervalt de aanmelding en wordt het bedrag niet geretourneerd. Alsnog deelnemen is uitsluitend mogelijk na overleg met de organisatie.
  • Indien een deelnemer zodanige hinder of last veroorzaakt c.q. oplevert of kan opleveren waardoor een goede uitvoering van het evenement wordt bemoeilijkt, dan kan de deelnemer direct worden uitgesloten, zonder retournering van het deelnamegeld.
  • Alle uit hinder en uitsluiting van de deelnemer voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer, indien en voorzover de gevolgen van hinder of last hem kunnen worden toegerekend. De organisatie houdt zich het recht voor eventuele schade veroorzaakt door de deelnemer te verhalen op de deelnemer.
  • Het is absoluut niet toegestaan om zonder toestemming voor afloop van de NeighbourFood & Flea Market de kraam of grondplek af te bouwen. Wanneer de deelnemer de kraam of grondplekleegruimt voor sluitingstijd, zal de organisatie een boete van €50,- opleggen.
  • Er mag geen schade worden toegebracht aan het terrein, de kramen, de gebouwen en de groenvoorzieningen op het terrein.
  • De kraam dient er te allen tijde verzorgd en opgeruimd uit te zien. Voorraad, verpakkingsmaterialen, vuilnis e.d. dienen door de deelnemer uit het zicht te worden opgeborgen.
  • Binnen mogen deelnemers voedsel opwarmen of koken. Bakken, braden of frituren is binnen niet toegestaan.
  • Als een deelnemer binnen eten bereidt op een niet toegestane wijze, kan de organisatie besluiten de deelnemer weg te sturen zonder restitutie van het deelnamegeld.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de brandveiligheid en dat apparatuur aan de juiste eisen voldoet.
  • Bij gebruik van vloeibaar gas geldt het volgende voorschrift: gevulde drukhouders worden op een veilige en goed geventileerde plaats en buiten het bereik van onbevoegden opgesteld.
  • Bij op diesel gestookte motoren of verwarming dienen beschermende maatregelen te worden genomen.
  • Muziek is niet toegestaan in de kraam, tenzij anders overlegd met de organisatie.
  • Toiletten en de in de toiletten aanwezige wastafels, mogen niet gebruikt worden om etensresten weg te gooien en kookgerei schoon te maken. De door de organisatie aangewezen plekken zijn hiervoor beschikbaar. Mocht een deelnemer wel de toiletten en of wastafels gebruiken voor het dumpen van etensresten of de afwas, zal de organisatie de deelnemer een boete opleggen.
  • De deelnemer mag enkel hetgeen verkopen dat door de organisatie schriftelijk bevestigd is.
  • De verkoop van drank is niet toegestaan, tenzij er van tevoren is overlegd met de organisatie en er schriftelijk toestemming is gegeven.

7. Elektriciteit, gas & water

  • De organisatie spant zich in voor adequate stroomvoorzieningen. Het gebruik van elektriciteit moet bij inschrijving aangevraagd worden bij de organisatie. Op het aanmeldformulier moet bij stroomgebruik het exacte Wattage per apparaat vermeld worden. Het opgegeven Wattage kan niet meer veranderd worden en is leidend. Ons verzoek is dus om vooraf goed de stickers op de apparaten te bekijken voor het Wattage en dit secuur op te geven, en dus niet het Voltage (220V,230V). Meer stroomverbruik op de marktdag dan opgegeven in het formulier is niet mogelijk.Voor de aanleg en het gebruik van elektra worden de volgende staffels gerekend: voor max. 3000W €35,-; voor max. 6000W €45,-. De organisatie levert alleen stroom mits dit puur noodzakelijk is voor de verkoop van de waar.
  • De deelnemer dient naast het precieze aantal Watt, ook aan te geven welke apparatuur gebruikt wordt.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een haspel van minstens 25 meter die toereikend is aan het stroomverbruik. Daarnaast is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor geschikte stekkers.
  • Elektriciteit is enkel beschikbaar na opgave van de exacte hoeveelheid benodigde elektriciteit (aangegeven inWattage).
  • Zonder juiste vermelding van het gebruik van stroom (in Watt en dus niet in Volt) behoudt de organisatie zich het recht voor om geen elektriciteit aan te bieden.
  • Het is niet mogelijk meer elektriciteit te gebruiken dan de opgegeven en de door de organisatie bevestigde hoeveelheid wattage.
  • Indien op de dag van het evenement blijkt, dat de deelnemer geen elektriciteit meer nodig heeft, dan is het niet mogelijk om het reeds betaalde stroomgeld geretourneerd te krijgen.
  • Deelnemers die op de dag van het evenement wijzigingen willen aanbrengen in de elektriciteitsvoorziening (lees: verplaatsen elektriciteitspunten, -kabels, etc.) bespreken dit vóór handelen met de organisatie.
  • Indien er door overmacht tijdelijk geen elektriciteit geleverd kan worden op de dag van het evenement, dan stelt de organisatie zich niet aansprakelijk voor inkomstenderving en/of andere kosten.
  • De organisatie zal u assisteren met het aansluiten op de stroomvoorziening.
  • Het gebruik van eigen aggregaten is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de organisatie.
  • Het gebruik van water is gratis. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor Gardena-aansluiting, jerrycans, emmers, tuinslang etc.
  • Het gebruik van gasflessen is toegestaan, mits vooraf besproken met de organisatie. De deelnemer dient zelf de veiligheid te garanderen en de gasslang ieder jaar te vervangen.

8. Veiligheid & kwaliteit

  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit. In het geval dat etenswaar wordt aangeboden moeten de eisen van het Warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen (uitwerking in de Hygiënecode voor de Horeca), het Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen, de Verordening (EG) 852/2004 en de Drank- en Horecawet in acht worden genomen. Wij verwijzen met name naar de voorschriften van de Keuringsdienst van Waren en de Hygiënecode Ambulante Handel.
  • Wanneer de aard van de werkzaamheden het noodzakelijk maakt om niet verpakte levensmiddelen met de handen aan te raken, dient de deelnemer een voorziening voor het wassen van handen te organiseren. Dit kan onder meer door het installeren van een jerrycan met een kraantje, zeep en papieren handdoekjes.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie aan gasten over de mogelijke aanwezigheid van 14 in de wet genoemde allergenen in de gerechten en onverpakte producten (zie Europese wetgeving over allergenendeclaratie).
  • De organisatie is niet aansprakelijk voor mankementen in de aangeboden waar. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit van de verkoopwaar.
  • Foodtrucks/verkoopwagens mogen max. 1 liter brandstof in de wagen hebben zitten als ze binnen staan.
  • In geval van bakken of braden dient de deelnemer in het bezit te zijn van een draagbaar blustoestel. Het blustoestel moet op een direct bereikbare plaats zijn aangebracht en voor onmiddellijk gebruik gereed zijn. Het blustoestel moet ten minste één keer per jaar door een deskundige worden gecontroleerd.
  • Aanwijzingen van de politie of toezichthouders worden stipt en onmiddellijk opgevolgd.

9. Na afloop van de NeighbourFood & Flea Market

  • Vanaf het eindtijdstip van de markt kunnen deelnemers het terrein per auto weer bereiken om te laden.
  • Afbouwen kan vanaf 18.00u tot uiterlijk 19.00u.
  • Met het oprijden van gemotoriseerde voertuigen dient de deelnemer deze instructies te allen tijde op te volgen:
  • – U dient stapvoets rijden (maximaal 5 km per uur)
    – U dient de waarschuwingslichten te voeren zodra u het terrein oprijdt.
    Het is streng verboden door het gras te rijden.
    Deze regels gelden zowel voor het oprijden als het afrijden van het terrein.
    De deelnemer houdt zich aan de afbouwtijden en aan de route die door de
    organisatie gegeven is.
  • Auto’s mogen maximaal 10 minuten het terrein op om te laden. De deelnemer zorgt ervoor dat de kraam afgebouwd is voordat de auto wordt ingeladen.
  • De deelnemer dient de doorgaande route vrij van auto’s te houden en ervoor te zorgen dat laden en lossen zo snel mogelijk gebeurt.
  • De kraam en zijn directe omgeving dient netjes en schoon te worden achtergelaten. Wanneer de kraam of grondplek niet netjes wordt achtergelaten, riskeert de deelnemer een boete van €50,-.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen afval. De deelnemer dient zelf vuilnis, ook lege flessen en karton, af te voeren. Op het terrein van de Westergasfabriek zijn geen afvalpunten. Op het Van Limburgstirumplein zijn de dichtstbijzijnde afvalpunten.
  • De deelnemer kan zijn afval achterlaten na overleg met de organisatie en tegen betaling van een bedrag van €5,- per vuilniszak. Indien er zonder overleg vuilnis (inclusief karton) wordt achtergelaten kan de organisatie de deelnemer een boete opleggen van minimaal €50,-.
  • Uiterlijk een uur na afloop van de NeighbourFood Market dient de kraam leeg te zijn.

10. Aanvullende spelregels voor Flea Market

  • De Flea Market van de NeighbourFood Market bestaat uit kramen met tweedehands spullen en kramen met nieuwe spullen. De prijs voor een 3-meter kraam of grondplaats van 3×1 meter om tweedehands spullen te verkopen is €35,-. Wanneer een deelnemer tevens of uitsluitend nieuwe spullen verkoopt, betaalt de deelnemer een supplement van €35,- bovenop de eerste €35,-. Een grotere grondplaats of uitbouw van de kraam kost €10,- extra per vierkante meter. De organisatie behoudt zich het recht om deze extra ruimte te weigeren.
  • De deelnemer kan zelf één van de door de organisatie aangegeven fleakramen uitzoeken. Mocht dit anders zijn dan wordt de deelnemer hier tijdig per mail van op de hoogte gesteld.
  • Er is vooraf géén voorkeur mogelijk voor een hoekkraam of extra grondplek of plek binnen/buiten.
  • Na het uitkiezen van de kraam dient de deelnemer direct op te bouwen. Indien de deelnemer langer dan een kwartier afwezig is zonder op te bouwen, zullen de spullen door de organisatie verwijderd worden en de kraam weer vrijgegeven worden.

11. Overige

  • De organisatie bepaalt de datum, het tijdstip en de locatie van de NeighbourFood & Flea Market en communiceert deze via de website en/of per mail.
  • De organisatie behoudt zich het recht voor om per NeighbourFood & Flea Market de plaatsing binnen het terrein te wijzigen.
  • De organisatie behoudt zich het recht om per NeighbourFood & Flea Market de plaatsing en toewijzing van de kramen te wijzigen.
  • De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade. De deelnemer neemt op eigen risico deel aan de markt.
  • De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor inkomstenderving door slechte weersomstandigheden of afgelastingen van hogerhand.
  • De organisatie is niet verantwoordelijk voor behaalde omzetten en is niet verplicht om een deel van het deelnamegeld terug te betalen.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het treffen van voorzieningen in geval van slecht weer.
  • De organisatie is verantwoordelijk voor de relevante vergunningen.
  • De organisatie levert standplaatsen, bestaande uit kramen met twee planken en een wit dak en/of vrije ruimte.
  • Indien de NeighbourFood & Flea Market 24 uur voor aanvang van de markt wordt afgelast, uitgesteld of ingekort wegens onvoorziene omstandigheden of overmacht, kan de organisatie hier in géén geval aansprakelijk voor worden gesteld en is restitutie van deelnamegeld niet mogelijk.
  • Indien de NeighbourFood & Flea Market tot 24 uur voor aanvang van de markt wordt afgelast, uitgesteld of ingekort wegens onvoorziene omstandigheden of overmacht, ontvangt de deelnemer 50% restitutie van het inschrijfgeld.
  • De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade of letsel van deelnemers en bezoekers, tenzij er sprake is van aantoonbare opzet of grove schuld aan de kant van de organisatie.
  • De organisatie is niet aansprakelijk voor schade geleden door deelnemers als gevolg van vertragingen, mechanische pech, weersomstandigheden, natuurinvloeden, stakingen, ziekte of welke overmachtssituatie dan ook.
  • De organisatie is niet aansprakelijk voor handelingen en invloeden van niet direct bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden; omstandigheden die niet te wijten zijn aan organisatie en die krachtens de Nederlandse wet of de in maatschappelijk verkeer geldende normen niet in redelijkheid aan de organisatie kunnen worden toegerekend.
  • Volg te allen tijde de instructies van de organisatie en verkeersregelaars op.

Daar waar niet in de voorwaarden is voorzien beslist de organisatie.

NeighbourFood Market is een project van Sien Concepts.

Meer info op: www.sienconcepts.nl / www.neighbourfood.nl/market

Email: info@neighbourfoodmarket.nl

Copyright © 2016 NeighbourFood Market

All rights reserved.